Program spravy dokumentov v spoloenosti

Fresh Fingers

Základným nosièom informácií v kancelárii sú dokumenty, ktoré sú potrebné na uskutoènenie kampaní. Ich správne usporiadanie a veµký prístup k nim má veµký vplyv na efektívnos» spoloènosti. Z tohto dôvodu je e¹te viac podnikov akceptovaných na vzdanie sa starých papierových dokumentov o moderných elektronických rie¹eniach.

Systém správy dokumentov obsahuje niekoµko dôle¾itých prvkov, ktorým by sme mali venova» pozornos». Po prvé, umo¾òuje efektívnu digitalizáciu u¾ existujúcich údajov. Je to veµmi komfortný prístup, preto¾e klepá, okrem iného, pre elektronické zasielanie faktúr svojim u¾ívateµom, a to vïaka tomu, preèo sme schopní zachráni» pódium a peniaze, ktoré by sme museli minú» na zasielanie dokumentov tradiènými formulármi. Ïal¹ím aspektom tejto zbierky je veµmi zjednodu¹ený tok dokumentov. Ich návrat medzi hos»ami je pre lep¹iu moc, èo znamená, ¾e ich mô¾u rýchlo rozvíja» a strávi». Tento systém je tie¾ niekoµko nepochybných výhod. Veµmi uµahèuje katalogizáciu dokumentov, vïaka èomu je jednoduché vybra» ten, o ktorý máme záujem v danej sezóne. Ak vyma¾ete, jeden z informaèných súborov ho bude rád obnovi». V prípade skupiny sú skutoèné súbory ulo¾ené na lokálnom disku pou¾ívateµa. Rie¹enie potom je veµmi u¾itoèné a lacné. Nie je bez chýb. Jedným z nich je nedostatok prístupu k súborom v prípade, keï je poèítaè, na ktorom sú zhroma¾dené, vypnutý. Ïal¹ou nevýhodou je fungovanie koherentnej databázy. V¹etky texty sú umiestnené na nových diskoch, èo výrazne bráni ich vyhµadávaniu. Preto je stále viac a viac podnikov odhodlaných pou¾íva» v odporúèaniach poèítaèovú technológiu.

Stojí za zmienku, ¾e najèastej¹ie sa zaujímajú o tento model systémov samotní zamestnanci, pre ktorých jeho vyuèovanie znamená veµké ¾eleznice v nudnej práci. Týka sa to aj mnohých z nich s ïal¹ím vzdelávaním, ktorého cieµom bude prenies» poznatky o tom, ako pou¾íva» existujúce systémy. S neustále sa zvy¹ujúcimi skúsenos»ami so slu¾bou uznávajú toto rie¹enie.